Документация

Собрание документов, относящихся к определенной предметной области (например, задачам, проектам, процессам, изделиям и т.д.), называется документацией. Процесс, включающий выбор, систематизацию, использование и распространение документов, именуется документированием.

Зачастую обработка документации встречается в таких сферах, как технологии, наука и образование, особенно в контексте технологических процессов, химических анализов и образовательных технологий.

Документация разнообразна по виду и содержанию в зависимости от отраслевой принадлежности.

Примеры некоторых видов документации приведены ниже:

• Техническая документация представляет собой набор документов, используемых в проектировании, производстве и эксплуатации различных технических объектов: зданий, сооружений, лабораторного оборудования, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения и т.д.
• Документация на программное обеспечение содержит документы, описывающие работу программы и/или её использование. Эти документы сопровождают определённое программное обеспечение (ПО, программу или программный продукт).
• Аудиторская документация включает в себя материалы, которые отражают выполненные аудиторские процедуры, полученные доказательства и сделанные выводы. Она составляется аудитором, сотрудниками проверяемого субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до, во время и после аудиторской проверки.

Техническая документация подразделяется на такие виды:

• Технологическая документация определяет технологии производства и ремонта технических объектов.
• Конструкторская документация (включая эксплуатационную и ремонтную) устанавливает правила использования, техобслуживания и ремонта технических объектов.
• Нормативная документация включает стандарты (ГОСТы, ОСТы, СанПины, методики измерений и т.п.).
• Методическая документация охватывает различные руководства, практикумы, учебно-методические пособия и т.п.
• Справочная документация содержит систематизированную информацию по различным вопросам и областям деятельности в справочных изданиях.

Функции технической документации включают:

Сохранение и передача знаний: Техническая документация сохраняет и передает знания о продукте или процессе в структурированном документе. Это особенно важно для компаний, стремящихся сохранить знания и опыт для будущих поколений.

Облегчение процесса разработки и производства: Она упрощает процесс разработки и производства, предоставляя требования к продукту, его характеристики, процедуры монтажа и сборки, а также другую важную информацию для успешной реализации проекта.

Повышение качества и надежности продукта: Подробная техническая документация помогает улучшить качество и надежность продукта, предоставляя инструкции по эксплуатации, техобслуживанию и ремонту, что предотвращает ошибки и обеспечивает длительное и надежное функционирование.

Улучшение коммуникации и сотрудничества: Техническая документация служит средством коммуникации между участниками проекта (разработчиками, инженерами, техниками и пользователями), помогая обмениваться информацией и понимать требования друг друга, способствуя эффективной совместной работе.

Цель технической документации состоит в обеспечении качества продукции или услуг, сокращении времени и затрат на производство, повышении эффективности сотрудников. Она является основой для оценки качества продукции и контроля производства, а также главным инструментом в производственных процессах, требующих тщательного контроля на каждом этапе.